درج طول و عرض جغرافیایی دفتر برای دفاتر در فرم­های مربوطه الزامی می­ باشد. مسئولین محترم دفاتر می­توانند به سادگی با استفاده از نرم ­افزارهای رایگان موجود به مختصات دفتر دست یابند. برای این کار کافی است پس از نصب این­گونه نرم­ افزارها، در محل دفتر آن را اجرا نموده و اعداد (مختصات) نمایش داده شده توسط دفتر را در بدست ­آورند. همچنین می­توان از طریق امکان ارسال موقعیت مکانی که در اغلب پیام­ رسان­ها (از جمله داخلی) وجود دارد، مختصات جغرافیایی دفتر را بدست آورد.

یکی از این دست نرم­ افزارهای موجود در بازار در لینک زیر قابل دریافت است:

راهنمایی: کافی­ است بعد از فعال­سازی GPS و داده همراه گوشی تلفن همراه خود، نرم­ افزار مربوطه را در محل دفتر اجرا نموده و سپس مختصات نمایش داده شده را (با فرمت ***** . **) ثبت نمایید. عدد بالایی عرض جغرافیایی و عدد پایین طول جغرافیایی می­ باشد.

همچنین می توان بعد از جست و جوی محل دفتر با نرم افزار یا وبسایت نقشه گوگل ( Google Map)، با کلیک روی محل اعداد عرض و طول جغرافیایی نمایش داده می شود.

دقت به این نکته حائز اهمیت است که برای استان اردبیل عدد کوچکتر، عرض جغرافیایی و عدد بزرگتر، طول جغرافیایی است