درج طول و عرض جغرافیایی دفتر برای دفاتر در فرمهای مربوطه
الزامی می باشد. مسئولین محترم دفاتر میتوانند به سادگی با استفاده از نرم افزارهای
رایگان موجود به مختصات دفتر دست یابند. برای این کار کافی است پس از نصب اینگونه
نرم افزارها، در محل دفتر آن را اجرا نموده و اعداد (مختصات) نمایش داده شده توسط
دفتر را در بدست آورند. همچنین میتوان از طریق امکان ارسال موقعیت مکانی که در
اغلب پیام رسانها (از جمله داخلی) وجود دارد، مختصات جغرافیایی دفتر را بدست
آورد.
یکی از این دست نرم افزارهای موجود در بازار در لینک زیر
قابل دریافت است:
راهنمایی: کافی است بعد از فعالسازی GPS و داده همراه
گوشی تلفن همراه خود، نرم افزار مربوطه را در محل دفتر اجرا نموده و سپس مختصات
نمایش داده شده را (با فرمت ***** . **) ثبت نمایید. عدد بالایی عرض جغرافیایی و
عدد پایین طول جغرافیایی می باشد.

همچنین می توان بعد از جست و جوی محل دفتر با نرم افزار یا وبسایت نقشه گوگل ( Google Map)، با کلیک روی محل اعداد عرض و طول جغرافیایی نمایش داده می شود.
دقت به این نکته حائز اهمیت است که برای استان اردبیل عدد کوچکتر، عرض جغرافیایی و عدد بزرگتر، طول جغرافیایی است