درج طول و عرض جغرافیایی دفتر برای دفاتر در فرم­های مربوطه الزامی می­باشد. مسئولین محترم دفاتر می­توانند به سادگی با استفاده از نرم­افزارهای رایگان موجود به مختصات دفتر دست یابند. برای این کار کافی است پس از نصب این­گونه نرم­افزارها، در محل دفتر آن را اجرا نموده و اعداد (مختصات) نمایش داده شده توسط دفتر را در بدست­آورند. همچنین می­توان از طریق امکان ارسال موقعیت مکانی که در اغلب پیام­رسان­ها (از جمله داخلی) وجود دارد، مختصات جغرافیایی دفتر را بدست آورد.

یکی از این دست نرم­افزارهای موجود در بازار در لینک زیر قابل دریافت است:

راهنمایی: کافی­ است بعد از فعال­سازی GPS و داده همراه گوشی تلفن همراه خود، نرم­افزار مربوطه را در محل دفتر اجرا نموده و سپس مختصات نمایش داده شده را (با فرمت ***** . **) ثبت نمایید. عدد بالایی عرض جغرافیایی و عدد پایین طول جغرافیایی می­باشد.